Funktionsweise und Features

Einfache e-mail-client Integration

hotInvoice ist als S/MIME-Wrapper konzipiert. Dies ermöglicht eine Integration in Ihre Infrastruktur ohne spezielle Anpassungen oder zusätzliche Erweiterungen. 

Alles was Sie dazu brauchen ist ein Standard E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook). Dort richten Sie ein e-Mail Konto ein, das Sie zum Versand Ihrer elektronischen Rechnungen einsetzen.

hotInvoice wird wie ein herkömmlicher Postausgangsserver mit dem SMTP Protokoll angesprochen. Dadurch ist die Anbindung an Ihre bestehende Infrastruktur sehr einfach. Als SMTP-Server für dieses Email Konto geben Sie einfach die IP-Adresse des hotInvoice-Servers an.

hotInvoice fungiert dabei als SMTP-Server, der Ihre Nachricht entgegennimmt, in eine S/MIME Nachricht umwandelt und schließlich an den Mailserver zur Zustellung weiterleitet.

Integrierte Sicherheitsmechanismen stellen sicher, dass nicht jede Applikation digitale Signaturen über hotInvoice auslösen kann. Das beugt einem möglichen Missbrauch dieser Funktion wirksam vor.

Wenn Sie Ihre Rechnungen schon bisher direkt aus Ihrem Buchhaltungsprogramm versenden, so ändern Sie einfach die IP-Adresse des Postausgangsservers in Ihrer Buchhaltungssoftware und die Rechnungen werden von nun an digital signiert.

File Schnittstelle

Eine weitere Möglichkeit der Einbindung ist die sog. File-Schnittstelle. hotInvoice überwacht periodisch konfigurierbare Quellverzeichnisse. Sofern Dateien in diese Verzeichnisse gestellt werden, werden sie mit einer digitalen Signatur versehen und in ein Ausgabeverzeichnis gestellt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit diese Dateien direkt per E-Mail an den Empfänger zu versenden. Dazu müssen die Empfänger E-Mail Adressen in die Dateinamen kodiert werden.

Unterstützung von XML- und PDF-Signaturen

Werden Dokumente im PDF-Format oder XML-Format versendet, können diese automatisch mit einer entsprechenden PDF-Signatur oder XMLDSIG-Signatur versehen werden.

Für eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten eignet sich besonders die Verwendung von XMLDSIG-Signaturen.

Empfänger benötigt keine zusätzliche Software

Der Empfänger der elektronischen Rechnungen benötigt keinerlei zusätzliche Software um die signierten und eventuell verschlüsselten Rechnungen zu verifizieren bzw. zu entschlüsseln, da auf der Empfängerseite jeder Standard E-Mail-Client (z.B. Outlook, Mozilla Mail) den S/MIME-Standard unterstützt. Erstellte PDF-Signaturen können mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader verifiziert werden.

Mandantenfähigkeit

hotInvoice ist mandantenfähig. Dies bedeutet, dass unterschiedliche Signaturzertifikate für die Signatur von elektronischen Rechnungen verwendet werden können. Mithilfe dieser Funktion können Dienstleister, in Abhängigkeit des Auftraggebers für den sie die elektronischen Rechnungen signieren, unterschiedliche Signaturzertifikate verwenden, die auf den jeweiligen Auftraggeber ausgestellt werden können. Aber auch IT-Abteilungen innerhalb großer Unternehmen können somit unterschiedliche Zertifikate verwenden je nachdem für welchen Unternehmensbereich sie signieren.

Einfache Administration

hotInvoice bietet eine grafische Benutzeroberfläche, mit der alle Einstellungen einfach und intuitiv vorgenommen werden können. Der Schulungsaufwand für Systemadministratoren ist sehr gering.

Verifikationsmodul

Die Signaturverifikation steht als optionaler Zusatzmodul zur Verfügung. Damit können eingehende Rechnungen in den oben genannten Formaten einer automatisierten Signaturprüfung unterzogen werden. Zur höchstmöglichen Integration in Ihre Infrastruktur können E-Mail Konten definiert werden, die von hotInvoice periodisch auf neu eingelangte Rechnungen überprüft werden. Diese E-Mails werden einer Signaturprüfung unterzogen und abhängig vom Prüfergebnis auf konfigurierbare E-Mail Adressen zur Weiterverarbeitung verteilt. Gültig signierte Dokumente werden zusätzlich in einen Ausgangsordner gestellt, von wo aus sie archiviert werden können.

Verschlüsselung

hotInvoice ist in der Lage, Emails nicht nur zu signieren, sondern auch zu verschlüsseln. Es muss lediglich das Zertifikat des Empfängers importiert werden, schon werden alle Email an diesen Empfänger verschlüsselt gesendet.

Sicherheit durch SSL

hotInvoice stellt zusätzliche Sicherheit durch SSL Verschlüsselung zur Verfügung, um auch höheren Sicherheitsbedürfnissen gerecht zu werden. Es bietet die Möglichkeit, sowohl die Kommunikation vom Absender zu hotInvoice als auch von hotInvoice zum SMTP - Server durch eine SSL - Verschlüsselung abzusichern.